Bien sea en la casa o en un local aparte, todo emprendimiento, empresa o marca de cualquier tipo necesita un espacio en el que se concentre la actividad medular del negocio. Es una forma de estar organizados y no caer en la improvisación, y esta área es lo que se conoce como oficina.
Dependiendo de la magnitud, alcance y funcionalidad del negocio, la oficina necesita diversos objetos, recursos, servicios y herramientas para funcionar de manera eficiente y funcional.
Algo importante es saber identificar justo lo que se necesita y así realizar inversiones inteligentes, así como adquirir productos con una buena relación calidad-precio, pues la idea es que sean herramientas óptimas, duraderas y resistentes a un constante uso.
Los básicos en una oficina
Entre una amplia diversidad de objetos, hay algunos que son esenciales para el buen funcionamiento de una oficina. En primer lugar está el mobiliario, porque obviamente se necesita al menos una buena silla para trabajar y una mesa o escritorio para colocar los implementos que se requieren.
Una condición esencial para que el trabajo en la oficina sea productivo es que el mobiliario sea ergonómico. Es fundamental adquirir mesas y sillas que estén diseñadas de tal manera que se pueda apoyar la posición natural del cuerpo, de esta forma se evitan lesiones y el peligro de tensión.
La digitalización es un proceso del cual ninguna empresa escapa, por lo que contar con ordenadores, al menos uno, y una conexión a internet es estrictamente necesario. Las prestaciones de los equipos informáticos van a depender netamente de la actividad que se realice, por ejemplo, no son las mismas necesidades para una empresa de diseño y programación, que para la transcripción de texto.
Asimismo, si la empresa maneja un volumen alto de papeles que frecuentemente se deben desechar, hay que revisar entre los modelos de destructoras de papel. Este artilugio es muy necesario, pues permite mantener el orden en el área de trabajo, incluso, muchas personas tienen una en su hogar, debido a que contribuye a descongestionar espacios en los que se suele acumular una gran cantidad de papeles que ya no tienen uso ni importancia.
Así como hay papeles que se deben desechar, hay documentos, planillas, formularios, entre otros, que se deben conservar, por lo que resulta muy necesario también contar con al menos un archivero. Por lo general es de material metálico y con diversas divisiones que permiten clasificar los papeles que se van a guardar, de tal manera, que sean fáciles de ubicar cuando se necesiten.
Las repisas o estantes son también muy necesarias, pues ayudan a colocar a la vista y a mano objetos que son necesarios para el trabajo que se realiza. A la par, contribuyen a la buena estética del lugar, y es que un espacio decorado adecuadamente también ayuda a la productividad.
En cuanto a los equipos tecnológicos, además de un ordenador adecuado según el tipo de trabajo, no se puede dejar de mencionar una impresora. Sus funciones y capacidad van a depender del tipo de trabajo que se realice. Una modalidad que ha venido ganando terreno es el alquiler de este tipo de equipos, todo va a depender de la dinámica y el presupuesto con el que se cuente.
Factores a considerar para elegir lo necesario
Son diversos los aspectos que se deben tener en cuenta para elegir todo lo que se necesita en la oficina. En primer lugar, la cantidad de personas, esto es esencial para determinar el mobiliario necesario.
El espacio que se ha destinado para la oficina es importante para decidir cómo se distribuirá todo lo necesario para operar.
Obviamente, es importante tener muy claro el presupuesto con el que se cuenta. Los emprendimientos que recién inician por lo general tienen bajo capital, por lo que es mejor hacer una lista de prioridades e ir adquiriendo poco a poco todo lo que se requiere.
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