El Ple del Consell ha aprovat un decret pel qual es regula el Sistema de Gestió Documental de l’Administració de la Generalitat. A través d’aquest decret es determinen els criteris bàsics d’organització i funcionament dels arxius de la Generalitat i es regulen les condicions generals d’utilització, accés i conservació.
Aquest decret té dos objectius fonamentals: d’una banda, arreplegar i desplegar, en una única norma, la legislació vigent que afecta la gestió documental dels arxius de l’Administració de la Generalitat; d’altra banda, millorar els procediments de la gestió documental de la Generalitat perquè permeten l’estalvi i l’optimització dels mitjans personals i materials de l’Administració.
El text s’estructura en un preàmbul, en sis capítols i en diverses disposicions addicionals, derogatòries i finals. En el capítol I s’estableix l’objecte de la norma, el seu àmbit d’aplicació i algunes definicions i conceptes bàsics. El capítol II aborda els òrgans que integren el Sistema de Gestió Documental de la Generalitat i les seues funcions.
El capítol III regula l’organització i funcions de diversos tipus d’arxius, com és l’Arxiu de gestió, l’Arxiu central o l’Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana, on es deposita la documentació històrica de l’Administració de la Generalitat valorada com a tal per la Junta Qualificadora.
Una de les novetats d’aquest decret és la creació de l’Arxiu Intermedi de la Generalitat, dependent funcionalment de la conselleria competent en matèria de Cultura i orgànicament de la competent en matèria d’Hisenda. Inclou la documentació semiactiva de la Generalitat que s’ha de conservar per a facilitar que la consulten les unitats de gestió o la ciutadania.
Pel que fa a la transferència de documentació entre arxius, s’estableix que, com a termini general, es transferiran des dels arxius de gestió als arxius centrals dels departaments els documents amb una antiguitat de més de cinc anys, la tramitació administrativa dels quals haja acabat i no siguen de consulta freqüent; dels arxius centrals a l’Arxiu Intermedi de la Generalitat, els documents amb una antiguitat de més de quinze anys, i des de l’Arxiu Intermedi de la Generalitat a l’Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana, els documents amb una antiguitat de més de trenta anys.
El capítol IV es refereix als mitjans i personal dels arxius de la Generalitat, amb l’obligació de totes les conselleries i departaments d’habilitar un depòsit per a l’arxiu amb la capacitat i les instal·lacions adequades.
El capítol V regula els diversos procediments de gestió documental, com és la captura i registre de documentació per a la integració en el Sistema de Gestió Documental, la descripció i classificació o l’organització i instal·lació de la documentació, entre altres aspectes. Pel que fa a la gestió documental i les tecnologies de la informació i comunicació, es promou la integració en el sistema de gestió SAVEX (Sistema Arxivístic Valencià en Xarxa).
L’últim dels capítols fa referència a les infraccions i sancions i remet a l’establit en l’ordenament vigent, especialment en la Llei 3/2005, d’arxius.
El text del decret es complementa amb la inclusió d’una sèrie d’annexos en què s’estableixen pautes per a la conservació en els arxius de gestió, centrals i intermedis, la descripció d’unitats documentals, la identificació i valoració de sèries documentals i la transferència de documentació. Així mateix, en les disposicions addicionals segona i tercera del Decret es reconeix la necessitat i l’obligació de dotar de professionals d’arxius totes les conselleries per a gestionar els seus arxius centrals.
- Te recomendamos -
